In adempimento del Dlgs 10 marzo 2023 n. 24 (c.d. Decreto Whistleblowing) Palomar S.r.l. (di seguito “Palomar” o “Società”) ha attivato un canale di segnalazione di illeciti e un sistema di protezione delle persone che segnalano comportamenti, atti o omissioni lesivi dell’interesse pubblico o dell’integrità della Società di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.
In particolare, con la presente procedura (di seguito “Procedura”) Palomar puntualizza:
1. chi può essere l'autore di una segnalazione;
2. quali violazioni possono essere segnalate;
3. come funziona il canale di segnalazione interno in Palomar e quali altri canali possono essere utilizzati;
4. come vengono elaborate le segnalazioni;
5. gli obblighi di riservatezza delle informazioni;
6. come sono tutelati i dati personali;
7. di quali tutele beneficia l'autore di una segnalazione o di una denuncia (anche “Segnalante”) e a quali condizioni.
Palomar esige che i propri dipendenti e chiunque altro operi nel proprio contesto lavorativo agiscano sempre nel rispetto della legalità. A tal fine, tali soggetti sono fortemente incoraggiati a utilizzare la Procedura qualora siano a conoscenza, o abbiano il ragionevole sospetto, che siano stati commessi o possano essere commessi reati, illeciti o, più in generale, atti, comportamenti od omissioni contrari al Codice Etico di Palomar.
Si precisa che l’uso del genere maschile deve qui intendersi riferito a entrambi i generi e risponde solo a esigenze di semplicità del testo.
1. CHI PUÒ ESSERE L’AUTORE DI UNA SEGNALAZIONE?
1.1 Il sistema di segnalazione può essere utilizzato da qualsiasi persona fisica che sia:
· lavoratore subordinato della Società, inclusi quelli con rapporto a tempo determinato o intermittente o part time, oppure prestatore occasionale;
· ex dipendente (qualora le informazioni segnalate siano state acquisite nel corso del rapporto di lavoro),
· candidato all'assunzione (se le informazioni siano state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali),
· lavoratore autonomo o collaboratore;
· libero professionista o consulente;
· volontario o tirocinante;
· lavoratore o collaboratore di fornitori di beni o servizi o di appaltatori di opere;
· azionista o persona con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
· dipendente di amministrazioni pubbliche e di autorità amministrative di garanzia e vigilanza;
· dipendente di enti pubblici economici e enti soggetti al controllo pubblico, concessionari di pubblico servizio.
1.2 Indipendentemente dall’elencazione del punto precedente e dalla natura lavorativa o professionale dell’attività svolta, il sistema di segnalazione può essere utilizzato quando la persona ha acquisito informazioni su violazioni nel contesto lavorativo per cui correrebbe il rischio di subire ritorsioni in caso di segnalazione.
2. QUALI VIOLAZIONI POSSONO ESSERE SEGNALATE TRAMITE LA PROCEDURA?
2.1 La Procedura deve essere utilizzata per le segnalazioni di informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell'organizzazione con cui il Segnalante intrattiene un rapporto giuridico lavorativo o professionale (cfr paragrafo 1 che precede), nonché riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.
2.2 Si intendono per violazioni ai sensi del paragrafo che precede:
1) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali relativi a violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea (incluse quelle di specifici settori tra cui: sicurezza dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; salute e benessere degli animali; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi);
2) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea, anche riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno di norme in materia di imposta sulle società.
A titolo esemplificativo, possono essere segnalati fatti o sospetti relativi a corruzione, pratiche anticoncorrenziali, qualsiasi forma di discriminazione, molestie sessuali, condotte che rappresentano una grave minaccia per la sicurezza personale, anche commesse con violazione delle norme sulla sicurezza sul lavoro, condotte che presentano rischi per l'ambiente, trattamento illecito di dati personali, reati societari e reati tributari.
2.2 Il Decreto Whistleblowing e la Procedura non si applicano:
- alle rivendicazioni legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che riguardino esclusivamente il proprio rapporto di lavoro;
- alle segnalazioni di violazioni in materia di difesa e sicurezza nazionale,
2.3 Inoltre, è esclusa dall’ambito di applicazione della Procedura la divulgazione di informazioni:
a) classificate per ragioni di difesa nazionale;
b) coperte dal segreto professionale forense e medico;
c) coperte dalla segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali, indagini o inchieste giudiziarie.
3. COME FUNZIONA IL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNO IN PALOMAR?
3.1 Palomar ha attivato un canale di segnalazione interno, dopo aver informato le organizzazioni sindacali firmatarie del CCNL applicato dalla Società.
La gestione del canale di segnalazione è affidata alla Dott.ssa Isabella Parenti, che svolge tale specifico incarico in piena autonomia e a seguito di idonea formazione (“Referente della Procedura”).
Le segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta inviando una e-mail alla casella di posta elettronica dedicata whistleblowing@scarpamondo.it, indicando “Segnalazione” nell’oggetto della mail oppure, su richiesta del Segnalante, mediante un incontro diretto fissato dal Referente della Procedura, entro un termine ragionevole.
Qualunque sia la modalità scelta, la segnalazione deve essere corredata da tutte le informazioni necessarie a supportare e attestare i fatti segnalati.
3.2 Tale canale di segnalazione interno garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
3.3 Qualora una segnalazione venga presentata ad un soggetto diverso dal Referente della Procedura, tale soggetto dovrà trasmettere la segnalazione al soggetto competente entro sette giorni dal suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione al Segnalante.
3.4 Sebbene non sia vietato, Palomar non incoraggia le segnalazioni anonime. L'anonimato può rendere più difficile, se non impossibile, dare seguito alla segnalazione. Nel caso di segnalazioni comunque inviate in forma anonima si invita il Segnalante a trasmettere informazioni in modo sufficientemente dettagliato e, possibilmente, supportate da materiale probatorio, quale email e documenti.
4. COME VENGONO ELABORATE LE SEGNALAZIONI?
4.1 Il Referente della Procedura deve rilasciare al Segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione.
La segnalazione si considera ricevuta quando il Referente della Procedura ne conferma la ricezione al Segnalante attribuendogli un numero di riferimento. Questo numero viene utilizzato in tutte le comunicazioni relative al trattamento della stessa segnalazione.
Se il Segnalante non riceve un avviso di ricevimento dal Referente della Procedura è verosimile che la segnalazione non sia stata ricevuta e il Segnalante è invitato a contattare direttamente il Referente della Procedura, senza entrare nel merito della segnalazione, via e-mail all’indirizzo: i.parenti@scarpamondo.it
Si precisa che l'avviso di ricevimento non significa che la segnalazione ricada nell’ambito di applicazione della Procedura (ad esempio, quando il Segnalante e/o la violazione segnalata non rientrano tra quelli indicati dal Decreto Whistleblowing).
4.2 Il Referente della Procedura deve contattare il Segnalante qualora abbia necessità di richiedere integrazioni al fine di:
- svolgere l’istruttoria necessaria a dare seguito alle segnalazioni ricevute, ponendo in essere azioni idonee a valutare la sussistenza dei fatti segnalati, a giungere all'esito delle indagini e a determinare eventuali misure da adottare;
- comunicare al Segnalante informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
4.3 La Procedura è pubblicata nella sezione dedicata “PROCEDURA DI SEGNALAZIONE DI ILLECITI (“WHISTLEBLOWING”)” all’interno del sito Web della Società al seguente link: https://scarpamondo.it/whistleblowing.html
Copia delle medesime informazioni sono esposte in un’apposita area di ciascuna sede della Società, in modo da essere accessibile non solo ai dipendenti, ma anche a coloro ad altro titolo che si trovino ad operare nel contesto lavorativo di Palomar.
4.4 Si ricorda che in tutti i casi in cui il Segnalante abbia ragionevoli motivi per ritenere che la segnalazione interna non avrà seguito o che possa portare a ritorsioni nei suoi confronti, può effettuare una segnalazione esterna all'ANAC (https://www.anticorruzione.it/-/del.311.2023.linee.guida.whistleblowing).
4.5 Inoltre, qualora segnalazioni interne ed esterne non abbiano avuto seguito, pur se correttamente effettuate, il Segnalante può ricorrere alla “divulgazione pubblica” (i.e. rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone).
Il Segnalante può legittimamente utilizzare la divulgazione pubblica e beneficiare delle tutele previste dal Decreto Whistleblowing (cfr paragrafi 5, 6 e 7 che seguono) anche quando ha fondato motivo di ritenere che:
- la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto (ad esempio, per il rischio che possano essere occultate o distrutte prove oppure per il fondato timore che il Referente della Procedura possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa).
Si raccomanda di ricorrere alla divulgazione pubblica con particolare discernimento, pena la perdita del beneficio di qualsiasi protezione. In tutti i casi dubbi, si invita a contattare il Referente della Procedura.
5. È GARANTITA LA RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI?
5.1 La Procedura garantisce la riservatezza delle informazioni. In particolare:
- le informazioni contenute nelle segnalazioni possono essere utilizzate solo se e nei limiti di quanto necessario per dare adeguato seguito alle segnalazioni stesse;
- l'identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi tale identità, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate senza il suo consenso espresso a persone diverse dal Referente della Procedura;
- qualora alla segnalazione consegua un procedimento disciplinare a carico delle persone implicate nella violazione segnalata, l'identità del Segnalante non può essere rivelata. Qualora la contestazione sia fondata, anche parzialmente, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione non potrà essere utilizzata ai fini del procedimento disciplinare, salvo il consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità.
5.2 Nell'ambito di un procedimento penale, l'identità del Segnalante è coperta dal segreto non oltre la chiusura delle indagini preliminari.
5.3 Si noti che al mancato rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dalla Procedura consegue che la persona che divulga le informazioni sia passibile di una sanzione amministrativa da 10.000 a 50.000 euro, senza limitare eventuali altre responsabilità, compresa quella penale.
6. È GARANTITA LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI?
6.1 Qualsiasi trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito della Procedura avviene in conformità al Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”). I dati personali chiaramente non necessari ai fini della Procedura non sono raccolti o, in caso di raccolta accidentale, sono immediatamente cancellati.
6.2 Destinatario dei dati personali è il Referente della Procedura in Palomar, debitamente formato a tal fine.
6.3 I dati eventualmente trattati sono conservati per il tempo necessario alle verifiche e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della Procedura. Resta ferma la possibilità di conservazione per un termine maggiore, fino alla prescrizione applicabile, in caso di necessità di attendere il termine di eventuali procedimenti disciplinari o giudiziari.
6.4 I Segnalanti hanno il diritto di accedere, rettificare e, se necessario, cancellare i propri dati personali, nei limiti delle disposizioni del GDPR e dell’art. 2-undecies del Dlgs 196/2003, inviando una richiesta scritta a privacy@scarpamondo.it.
L'informativa privacy (Informativa privacy segnalante), redatta ai sensi dell'art. 13 del GDPR, per il soggetto segnalante, è consultabile al seguente link: https://scarpamondo.it/informativa-privacy-segnalante.html
L'informativa privacy (Informativa privacy persone coinvolta e persona menzionata nella segnalazione), redatta ai sensi dell'art. 14 del GDPR, per le persone coinvolte e per le persone menzionate nella segnalazione medesima, è consultabile al seguente link: https://scarpamondo.it/informativa-privacy-persona-coinvolta-e-menzionata.html
7. DI QUALI TUTELE BENEFICIA IL SEGNALANTE E A QUALI CONDIZIONI?
7.1 Il Segnalante non può subire ritorsioni a causa di una segnalazione o divulgazione pubblica o denuncia giudiziaria di una violazione (come definita al paragrafo 2.2 che precede).
Si considera ritorsione qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare al Segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.
Ecco alcuni esempi di possibili ritorsioni:
· il licenziamento o la sospensione;
· il demansionamento o la mancata promozione;
· il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
· la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
· l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
· la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
· la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
· la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato;
· il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
· i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
· la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi.
7.2 Nel caso di procedimento giudiziario o controversia stragiudiziale a carico del Segnalante, si presume che gli stessi siano conseguenza della segnalazione e colui che ha posto in essere le violazioni avrà l’onere di provare l’esistenza di eventuali motivi estranei alla segnalazione. Qualora il Segnalante presenti domanda di risarcimento all'autorità giudiziaria provando di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che tale danno sia conseguenza della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia all'autorità giudiziaria.
7.3 Il Segnalante può comunicare all'ANAC le ritorsioni che ritiene di avere subito e l'ANAC riporta l’informazione all'Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.
7.4 L'autorità giudiziaria eventualmente adita deve adottare tutte le misure necessarie ad assicurare la tutela del Segnalante, ivi compresi il risarcimento del danno, la reintegrazione nel posto di lavoro, l'ordine di cessazione della condotta posta in essere e la dichiarazione di nullità degli atti adottati in violazione del divieto di ritorsione.
7.5 Il Decreto Whistleblowing non tutela solo il Segnalante. Le misure di protezione di cui beneficia il Segnalante, si estendono anche:
(i) ai facilitatori, ossia le persone fisiche che operano nello stesso contesto lavorativo e che aiutano il Segnalante nel processo di segnalazione;
(ii) alle persone fisiche che operano nello stesso contesto lavorativo e che sono legate al Segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
(iii) ai colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nello stesso contesto lavorativo e che siano legati a quest'ultimo da un rapporto abituale e corrente;
(iv) agli enti di proprietà del Segnalante o per le quali lo stesso lavora, nonché quelle che operano nello stesso contesto lavorativo di tali enti.
Le persone di cui ai punti (i), (ii), (iii) e (iv) che precedono, sono indicate come “Persone legate al Segnalante”.
7.6 Le tutele in favore del Segnalante e delle Persone legate al Segnalante si applicano a condizione che le stesse:
a) al momento della segnalazione avessero fondato motivo di ritenere che le informazioni fornite sulle violazioni fossero vere e rientrassero tra quelle indicate dal Decreto Whistleblowing (cfr paragrafo 2.2 che precede);
b) abbiano effettuato la segnalazione rispettando la Procedura, ivi incluso l’obbligo di limitare la segnalazione a quei comportamenti, atti o omissioni che siano strettamente necessari a rivelare la violazione.
Attenzione: qualora sia accertata la responsabilità penale del Segnalante, anche con sentenza di primo grado, per i reati di calunnia o diffamazione, oppure la sua responsabilità civile, nei casi di dolo o colpa grave, per gli stessi reati, le tutele previste dalla Procedura sono escluse e il Segnalante è soggetto a misure disciplinari. Inoltre, nel caso di sentenza di condanna, anche di primo grado, per i reati di calunnia o diffamazione, l’ANAC può irrogare al Segnalante una sanzione amministrativa da 500 a 2.500 euro.
7.7 Le medesime condizioni indicate al punto 7.6 che precede valgono anche nei casi di segnalazione anonima, se il Segnalante è stato successivamente identificato e ha subito ritorsioni.
7.8 Il Segnalante e/o le Persone legate al Segnalante possono acquisire informazioni sulle violazioni o accedere alle stesse senza incorrere in alcuna responsabilità, salvo che nel farlo commettano un reato.
7.9 Non sono punibili il Segnalante e/o le Persone legate al Segnalante che rivelino informazioni sulle violazioni coperte dall'obbligo di segreto (purché diverso da quello di cui al paragrafo 2.3 che precede) o relative alla tutela del diritto d'autore o alla protezione dei dati personali o che offendano la reputazione della persona coinvolta dalla segnalazione, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione fosse necessaria per effettuare la segnalazione.
8. DOMANDE SULLA PROCEDURA?
In caso di domande sulla conformità delle proprie azioni alla Procedura, sulla sua interpretazione e ambito di applicazione o, più in generale, sul Decreto Whistleblowing, si invita a contattare il Referente della Procedura per chiarimenti e raccomandazioni al seguente indirizzo e-mail whistleblowing@scarpamondo.it avendo cura di indicare “richiesta di chiarimenti” nell’oggetto della email.